Em 2020 o PPGCP-UFMG completa 55 anos, tendo sido o primeiro Programa de Pós do Brasil. Em maio de 2019, a coordenação do Programa contratou um historiador especialista em organização de arquivos para cuidar do acervo documental acumulado e dos arquivos correntes da secretaria do Programa.
Naquele momento, iniciou-se o trabalho de organização do arquivo da Secretaria. Desde então, reuniram-se documentos produzidos pelo setor que estavam armazenados em diferentes salas, com a finalidade de identificá-los, classificá-los, avaliá-los e destiná-los para a guarda permanente ou para a eliminação, conforme o prazo legal de guarda de cada um.
Foram organizadas mais de 60 caixas-box de documentos de alunos do mestrado (1967-2019) e doutorado (2006-2019) e outras 40 caixas-box contendo documentos administrativos e acadêmicos relacionados aos cursos. Foram preparadas em torno de 30 caixas-box de documentos para eliminação, cuja autorização depende da Diretoria de Arquivos da UFMG - DIARQ. Contabilizamos também um volume equivalente a 30 caixas-box de cópias para eliminação.
As normas legais utilizadas para este trabalho seguiram as recomendações do 1) Manual de Gestão de Documentos Arquivísticos da própria UFMG, do documento denominado 2) Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo - relativos às atividades-meio da administração pública do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, e do 3) Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de arquivo relativos às atividades-fim das instituições federais de ensino superior - IFES, estes últimos, publicados pelo Arquivo Nacional. A organização dos arquivos foi acompanhada pelo Arquivo Setorial da Fafich, pela Comissão Setorial Permanente de Avaliação de Documentos da Fafich e supervisionada pela Diretoria de Arquivos Institucionais - Diarq.
Este trabalho possibilitou a implantação da gestão de documentos na Secretaria, cujo objetivo maior é tanto possibilitar pesquisa histórico-institucional, quanto o de se evitar o acúmulo de documentos, preservando os que possuem valor histórico e eliminando aqueles que não são mais necessários, observando-se o prazo legal de guarda. Os documentos foram acondicionados em caixas-box, devidamente codificados, e armazenados de acordo com as normas legais citadas, facilitando o acesso e dando maior transparência e segurança nas tarefas diárias da secretaria.
Leandro Araújo Nunes é graduado em História pela UFMG, tem especialização em Organização de Arquivos e mestrado em História Social pela USP.
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